Como softwares podem ajudar na automação de atendimento de call center?

18/11/2018 Atendimento 0 comentários
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As empresas que almejam crescer, ganhar mais espaço no mercado e aumentar sua rentabilidade sabem que a satisfação do cliente é um fator primordial para alcançar esses objetivos. Por isso, é preciso investir na qualidade e na automação de atendimento.

Com o auxílio de softwares, a companhia consegue otimizar o seu call center, além de permitir que sua equipe tenha melhor desempenho, para que os clientes sejam atendidos com maior rapidez e seus processos sejam devidamente controlados e organizados.

No artigo de hoje, vamos abordar como os softwares podem contribuir para a automação do atendimento da central. Continue a leitura e confira!

O que é um software para call center?

Basicamente, trata-se de um sistema que ajuda gestores e colaboradores no desempenho das suas respectivas funções dentro do âmbito do atendimento e da gestão. Essa ferramenta potencializa a administração, o funcionamento e o desempenho da central.

Esse tipo de aplicação consegue solucionar problemas de forma ágil, faz a verificação de reclamações e traça perfis dos clientes de acordo com o histórico de cada um. Aos gerentes, permite a identificação de falhas no processo como um todo, fornecendo possibilidades de mudanças e aprimoramentos, com base em dados sólidos.

Dessa forma, pode-se investir na eficiência do atendimento, para que ele seja cada vez melhor e mais rápido, evitando que a pessoa tenha de ficar muito tempo na fila esperando ser encaminhada a um agente ou que tenha demora durante as respostas. Isso faz toda a diferença na sua percepção e experiência em relação à marca.

Como funcionam os softwares para a automação de atendimento?

Existem diferentes tipos de soluções voltadas para as melhorias no atendimento. Em linhas gerais, elas atuam no setor operacional do negócio, para reduzir a sobrecarga dos atendentes, evitar que os clientes fiquem na fila de espera por muito tempo e no atendimento multicanal, para que a pessoa possa interagir com a empresa por e-mail, chat, site da marca e até mesmo por meio das redes sociais.

Um bom software de call center registra as chamadas recebidas e realizadas, gerando um histórico de cada cliente, incluindo seus contatos anteriores. A partir desses registros, a ferramenta é capaz de gerar relatórios de produtividade, possibilitando a detecção de problemas no atendimento, vulnerabilidades no sistema e falhas operacionais.

O mercado oferece diversas opções, que devem ser avaliadas pelo responsável do setor de maneira criteriosa, para que o investimento traga os resultados esperados e reduza os índices de tempo de espera, tempo médio de atendimento e de reclamações dos consumidores, melhorando a imagem da empresa frente ao mercado.

Quais são os seus benefícios?

Com a solução, gestores e gerentes de relacionamento podem resolver problemas da central e da qualidade do atendimento, ao fornecer uma capacitação completa e ferramentas tecnológicas a seus colaboradores. O resultado será notório durante os contatos, que se tornarão mais ágeis e eficazes, o que consequentemente aumentará a satisfação do cliente.

Outro ponto interessante é que a automação de atendimento permite que o responsável pelo setor consiga fazer uma melhor gestão de cada funcionário e com imparcialidade, já que cada contato registrado também identifica o atendente responsável. Com a gravação das chamadas, pode-se analisar a conversa e a qualidade do contato.

O próprio software de call center também oferece informações relevantes sobre a central, por meio de relatórios precisos, mostrando quem bateu as metas, apresentou melhores índices de satisfação, destacou-se no mês, entre outras métricas.

Quais são as suas principais funcionalidades?

Dentre as várias soluções oferecidas pelo mercado, existem alguns recursos que podem aprimorar consideravelmente o call center e melhorar os seus indicadores de desempenho.

Atendimento virtual por telefone

O atendimento virtual é uma realidade cada vez mais presente nos serviços de call center. Trata-se de uma gravação humanizada, que faz o primeiro contato com o cliente na central telefônica. É uma tecnologia pronta para interagir aos comandos de voz/telefônicos dados pelo usuário, de modo a direcionar o assunto para o setor responsável, o que automatiza e otimiza as chamadas da central.

URA

A Unidade de Resposta Audível (URA) é uma solução que ajuda a agilizar e aprimorar a qualidade de serviço de um call center, que faz um disparo simultâneo de uma mesma mensagem. Com ela, também é possível dar respostas diretas, com acesso a dados do cliente no banco de dados, além de dar ao usuário a opção de falar com um atendente.

Autoatendimento com resposta a perguntas frequentes

É muito repetitivo para uma central de atendimento ter de lidar sempre com as mesmas perguntas e problemas, o que faz com que os operadores percam tempo respondendo-as em vez de lidar com questionamentos mais complexos, que demandam maior atenção.

Por isso, é interessante ter no próprio atendimento eletrônico um autoatendimento a perguntas frequentes. Assim, o cliente já entra em contato com a central sem ter dúvidas simples e vai direto ao assunto com o operador.

Chatbots

Essa é uma excelente tecnologia, que ajuda os call centers a melhorar a experiência do cliente, complementando o trabalho dos funcionários ao oferecer um atendimento mais ágil e intuitivo. Como reduz o tempo médio de atendimento e melhora a produtividade dos colaboradores, o uso dos chatbots melhora o retorno do investimento (ROI).

Por isso, empresas que usam esse recurso em sua estrutura organizacional se posicionam melhor, transformando compradores de primeira viagem em clientes permanentes.

Gravação de ligações

Esse é um recurso que pode ser acessado sempre que necessário, para avaliar atendimentos e verificar se as reclamações dos clientes são coerentes ou não. É importante lembrar que essa ferramenta também funciona como uma proteção jurídica, caso a pessoa entre com algum processo contra a empresa.

Integração com o CRM

Quando o consumidor entra em contato com a central, o atendente consegue ter acesso às informações gravadas no banco de dados do sistema, o que permite a realização de um contato mais personalizado e direto, que atenda às suas necessidades.

Monitoramento das campanhas em tempo real

Um software que faz a automação de atendimento consegue mensurar a efetividade de uma campanha em tempo real, permitindo ao gestor fazer mudanças de estratégia de forma acertada, sempre que for necessário.

Isso é muito importante, já que uma campanha fraca faz a marca perder tempo e recursos, com retorno abaixo do esperado. Ao corrigir a estratégia, os resultados melhoram e todos saem ganhando.

Discador preditivo

É uma ferramenta bastante útil para o dia a dia de um call center. Essa tecnologia permite a realização de discagens automáticas, transferências para o setor responsável relacionado ao motivo da ligação e, posteriormente, encaminhamento para o agente. Por isso, o discador preditivo é fundamental para se ter uma central otimizada e produtiva.

É importante ressaltar que a empresa deve avaliar suas principais necessidades e verificar quais as soluções disponíveis no mercado são realmente capazes de atendê-las e elevar a qualidade do seu atendimento. Por isso, é essencial que o gerente do setor faça um bom planejamento antes de dar um passo à frente.

Qual o impacto dessa automatização para os clientes?

Os consumidores são os principais beneficiados com a automação de atendimento. Afinal, nos dias de hoje, ninguém tem mais tempo de ficar esperando no telefone para ter o seu problema resolvido. Por isso, quanto mais rápido e eficaz for o contato, maior é a satisfação.

Além disso, ele tem várias possibilidades para contatar a marca sem se prender ao telefone. Nesse caso, destaca-se o atendimento multicanal, que oferece maior praticidade e comodidade, principalmente com o uso de robôs no atendimento, permitindo que a pessoa resolva o seu questionamento sem qualquer dificuldade.

Finalmente, é importante ressaltar que a automação de atendimento é uma ferramenta que leva o call center a um outro patamar de atendimento, com vários benefícios para a empresa e os clientes, que vai desde o aumento da qualidade dos serviços até a redução drástica dos custos operacionais com a central. Com a ajuda de softwares especializados, a rotina de atendimento será transformada. Vale a pena investir!

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