Gestão de tempo: 6 maneiras de qualificar e organizar seus horários de atendimento!

19/12/2017 Atendimento, Call center 2 comentários
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Gestão de tempo: 6 maneiras de qualificar e organizar seus horários de atendimento!

Nunca se falou tanto sobre gestão de tempo no trabalho. Afinal, com tantas obrigações diárias, parece impossível realizar todas as tarefas no prazo estipulado, certo?

Não à toa, muitos profissionais do setor de atendimento dizem que o dia precisava ter pelo menos 30 horas para conseguirem concluir, em tempo hábil, as demandas da empresa de call center.

Contudo, há como tornar o relógio o seu amigo. Para isso, basta colocar em prática algumas ações, que vão ajudar a administrar melhor o horário. Quer saber quais são? Continue a leitura!

1. Analise o cenário atual

O primeiro passo para obter êxito nessa tarefa é analisar o quadro atual. Isto é: veja como está a sua produtividade e o que poderia ser feito para aprimorá-la. Ninguém melhor do que você mesmo para compreender o que está tirando o seu foco.

Talvez a sua performance esteja sendo afetada, até mesmo, por questões externas, como excesso de reuniões ou serviços delegados pelos superiores, mas que ultrapassam sua competência. Portanto, pare um momento e reflita como você utiliza o seu precioso tempo na empresa.

2. Abandone o perfeccionismo

A busca pela perfeição, sem sombras de dúvidas, atrapalha o rendimento. Pessoas que querem alcançar a excelência, a qualquer custo, gastam mais tempo para realizar as tarefas — mesmo aquelas mais simples.

Vale a pena, nesse sentido, abandonar essa ideia e ser mais prático. Claro que isso não significa que a tarefa pode ser executada de qualquer forma. Pelo contrário: é preciso, sim, realizar um serviço de qualidade, mas sem esquecer de gerenciar o tempo. Afinal, nada justifica gastar um dia inteiro para concretizar uma tarefa fácil e sem complicações, concorda?

3. Estabeleça metas pessoais

Além das metas estipuladas pelos gestores, trabalhe também com objetivos pessoais. Determine, por exemplo, que você tem que realizar mais de x atendimentos ao cliente. Não se esqueça de que as metas devem ser realistas. Afinal, o intuito aqui é conseguir alcançá-las.

Essa ação, com certeza, vai ajudar a gerenciar melhor o tempo, contribuindo, assim, para o seu desempenho.

4. Saiba dizer não

Chegou a hora de levar o seu contact center para o próximo nívelUm colega ou, até mesmo, um superior pode estar sobrecarregado e encaminhar obrigações dele para você. Claro que se você estiver mais tranquilo com as suas atividades, não há problema algum em auxiliá-lo. O que não pode é você acumular todo o seu serviço para executar o dos outros.

É nesse cenário que surge a importância de aprender a falar não. Lembre-se de que o excesso de tarefas não só prejudica a gestão de tempo, como também deixa a pessoa estressada, além de gerar atrasos nos prazos.

5. Elimine as distrações

Verificar as redes sociais, trocar uma mensagem no WhatsApp, conversar muito com um colega de trabalho durante o expediente: essas são apenas algumas das ações que afetam o seu ritmo e atrapalham o gerenciamento do tempo.

Nada mais sábio, então, do que eliminar as distrações do seu trabalho. Se for o caso, desligue o celular durante o serviço e deixe para papear nos intervalos.

6. Organize as atividades

Organização é a palavra-chave para os profissionais que buscam ser mais efetivos e conseguir administrar melhor o tempo. Para começar, defina quais são as tarefas urgentes e as que têm um prazo maior.

Em outras palavras, faça uma lista de prioridades. A partir de então, siga o plano à risca. Passe para outra tarefa apenas quando a primeira estiver finalizada e assim por diante. Dessa forma, você não corre o risco de começar várias atividades e deixá-las inacabadas.

Ao levar em consideração essas dicas, você conseguirá fazer uma boa gestão de tempo, melhorando o seu desempenho como um todo. O relógio deixará, então, de ser um vilão e se tornará um aliado.

Já usa alguma dessas estratégias no seu dia a dia? Qual foi o resultado? Compartilhe conosco a sua experiência!