Saiba como garantir uma monitoria de qualidade no call center

21/08/2018 Atendimento, Call center 0 comentários
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Saiba como garantir uma monitoria de qualidade no call center

Seja para vendas simples ou complexas, construir um bom relacionamento com o cliente é essencial para que esse contato se transforme em lucro. O call center muitas vezes é o canal mais eficiente que uma empresa possui e por isso ele deve ser manter a excelência em todos os processos, desde a abordagem até a negociação e o fechamento. Por esse motivo, a monitoria de qualidade é indispensável.

Com essa ferramenta, é possível moldar o atendimento para que ele se transforme em uma experiência satisfatória para o consumidor. Afinal, a ação não deve responder somente às demandas de quem está do outro lado da linha, mas também demonstrar domínio sobre suas necessidades e surpreender com novas ofertas, descontos e demais facilidades ou benefícios. Mas como realizar essa adaptação na rotina e obter informações claras sobre o impacto resultante?

De fato, essa é uma questão desafiadora e que pode levar algum tempo para ter suas conclusões transformadas em ações. Mas com as dicas e orientações deste artigo, ela poderá ser executada sem maiores dificuldades e apresentar excelentes resultados. Portanto, se você deseja aprender mais sobre o assunto, continue a leitura!

Conheça a rotina da central

De nada adianta exigir bons resultados se não há conhecimento adequado a respeito da rotina e das ferramentas de trabalho utilizadas no call center. Na monitoria de qualidade, saber exatamente qual é o fluxo da central e como funcionam os recursos operados pelos atendentes faz toda a diferença. Por meio dessas informações, fica mais simples estabelecer metas reais e definir estratégias que contribuam para que a equipe atue melhor.

Por isso, o primeiro passo é vivenciar a rotina e desenvolver um documento com todas essas percepções. Em alguns casos, conversar com os colaboradores pode ajudar a identificar fatores mais específicos e criar planos de ação que realmente tragam melhorias para os obstáculos que eles encontram. Até porque, a vivência e a experiência da ação vêm deles, e a constatação será bastante sincera, além de ajudar a construir um panorama geral sobre o cenário em que a empresa se encontra.

Forneça capacitação técnica aos monitores

Para que a monitoria de qualidade seja executada de modo satisfatório, os monitores responsáveis devem receber a capacitação técnica adequada. Eles precisam estar preparados para lidar com indicadores, tecnologias operacionais e avaliações estratégicas, de modo a desenvolver um relatório que tenha uma visão ampla a respeito do ambiente, mas que também descreva detalhes particulares a respeito de ações, ferramentas e colaboradores.

Os monitores também devem se atentar para os itens que serão avaliados durante o processo, para não se perder em meio a outros pontos que não são primordialmente importantes. É interessante mantê-los qualificados para distribuir os mesmos critérios de forma imparcial e para estabelecer princípios que estejam sempre de acordo com o posicionamento sustentado pela empresa. Quem monitora deve ser selecionado com rigor, pois a responsabilidade é realmente grande.

Trabalhe para refletir a missão, os valores e os objetivos da empresa

A metodologia escolhida para aplicar a monitoria de qualidade deve refletir a missão, os valores e os objetivos da empresa. Por esse motivo, não existe um modelo único e geral desse processo que possa simplesmente ser consultado: ele é único para cada organização, porque o perfil de seus clientes também é único e corresponde ao seu modo e área de atuação. Esse perfil, inclusive, é um dos pontos principais para definir o que, como e durante quanto tempo a avaliação será necessária.

Sendo assim, definir o que será abordado na monitoria exige um conhecimento aprofundado a respeito da empresa. É bom lembrar de que a missão e os valores são exatamente os itens que formam a imagem da organização na mente do consumidor. Por isso é tão importante refleti-las claramente dentro do plano de monitoria e encontrar meios de incorporá-las ao atendimento realizado diariamente dentro do call center.

Crie parâmetros quantitativos e qualitativos

Para avaliar a coerência da monitoria de qualidade, é fundamental criar parâmetros quantitativos e qualitativos. A reação e a satisfação do cliente não são fatores únicos que definem as características do processo de atendimento: a performance do atendente, e os demais detalhes e ferramentas que fazem parte da ação também devem ser analisados por completo.

É interessante estruturar todos esses itens em uma planilha completa e atualizá-la periodicamente, de acordo com as diferentes situações que o call center atende. Quando o relatório final for emitido, pode ser comparado com resultados de meses anteriores para identificar mudanças, melhorias ou presença de falhas. Assim, fica mais fácil adaptar os processos ao que o cliente precisa e espera, sem deixar de lado as habilidades e comprometimento do operador.

Forneça feedbacks sobre a monitoria de qualidade

Se a monitoria de qualidade for realizada constantemente, sua aplicação pode ser estudada diretamente com os atendentes. Os relatórios serão suficientemente precisos para averiguar sua curva de aprendizado, mapear dificuldades, e mostrar questões que por vezes não são percebidas devido à rotina atribulada de um call center. Além disso, será mais fácil identificar quais são seus diferenciais e sugerir métodos de aperfeiçoá-los e torná-los ainda mais eficientes.

Repassar esse feedback é de extrema importância para motivar os colaboradores e reafirmar o quanto eles são importantes dentro desse processo. Os resultados e lucros também dependem deles, e isso é inegável. Quando eles se sentem valorizados, a produtividade aumenta, bem como seus níveis de desempenho. O valor do serviço, por sua vez, também cresce, tanto aos olhos dos consumidores quanto da organização.

Como você pode ver, a monitoria de qualidade no call center é um processo delicado, mas quando realizado da maneira certa, pode ser transformador. Para que ela seja aplicada com mais facilidade, conhecer o perfil de seu cliente ajuda significativamente. Contudo, seu comportamento passa por mudanças constantes e é preciso acompanhá-las minuciosamente para não se perder no mercado e nem deixar de atender o consumidor com excelência.

Portanto, aprenda a se adaptar ao perfil do novo cliente de uma vez por todas e não perca tempo em vencer mais esse obstáculo. Com certeza, os resultados serão surpreendentes e gratificantes!